Chính sách bảo mật thông tin & Dữ liệu

Chính sách bảo mật này giải thích cách Chat Pencil thu thập, sử dụng, lưu trữ và bảo vệ dữ liệu khi bạn truy cập website chat.aipencil.ai và sử dụng nền tảng CRM.

Chúng tôi cam kết tuân thủ các quy định tại Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân của Chính phủ Việt Nam và các tiêu chuẩn bảo mật dữ liệu đám mây quốc tế.

Chúng tôi chỉ thu thập những thông tin thực sự cần thiết nhằm phục vụ cho việc vận hành dịch vụ:

• Thông tin tài khoản quản trị: Họ tên, địa chỉ email, số điện thoại đăng ký, tên doanh nghiệp, mật khẩu mã hóa.
• Dữ liệu tích hợp kênh: Page ID, Tên Fanpage, Zalo OA ID, Access Token được cấp quyền hợp lệ.
• Dữ liệu hội thoại CRM: Nội dung tin nhắn, bình luận của khách hàng tương tác với Fanpage/Zalo, nhãn phân loại khách hàng, ghi chú của tư vấn viên.
• Dữ liệu kỹ thuật & nhật ký: Địa chỉ IP, loại trình duyệt, hệ điều hành, thời gian truy cập và lịch sử tương tác trên hệ thống để phát hiện lỗi.

Khi người dùng kết nối Facebook Fanpage với Chat Pencil:

Hệ thống nhận Page-scoped ID (PSID), tên người gửi, nội dung tin nhắn và tệp đính kèm do Meta Webhook gửi tới để hiển thị trong Hộp thư tập trung của Chat Pencil.

Chat Pencil cam kết KHÔNG bán, KHÔNG cho thuê và KHÔNG sử dụng dữ liệu hội thoại từ Facebook vào mục đích quảng cáo hoặc tiếp thị cho bất kỳ bên thứ ba nào.

Các quyền truy cập Meta (như pages_messaging, pages_show_list, pages_manage_metadata) chỉ được sử dụng nghiêm ngặt cho việc gửi nhận tin nhắn hỗ trợ khách hàng.

Mục đích thu thập: tạo và vận hành tài khoản; đồng bộ và trả lời hội thoại; gửi thông báo vận hành, bảo mật, hóa đơn; hỗ trợ kỹ thuật; bảo vệ an ninh mạng; thực hiện nghĩa vụ pháp luật. Phạm vi thu thập giới hạn ở dữ liệu cần thiết nêu tại Mục 2, không thu thập vượt quá mục đích đã công bố.

Phạm vi sử dụng: dữ liệu chỉ được sử dụng đúng mục đích đã được đồng ý, phục vụ vận hành tính năng đã đăng ký. Chủ thể có thể tiếp cận dữ liệu gồm: chủ tài khoản và nhân sự được phân quyền; đội ngũ kỹ thuật, chăm sóc khách hàng của Chat Pencil; nhà cung cấp hạ tầng, Meta/Zalo (theo quyền đã cấp), cổng thanh toán/ngân hàng; cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi có yêu cầu hợp pháp.

• Cung cấp, vận hành và duy trì các tính năng phần mềm Chat Pencil.
• Đồng bộ tin nhắn, hỗ trợ phân loại và trả lời tự động khách hàng qua Chatbot AI.
• Gửi thông báo vận hành, xác thực bảo mật tài khoản, hóa đơn thanh toán và cảnh báo hệ thống.
• Hỗ trợ kỹ thuật, khắc phục sự cố và nâng cấp chất lượng trải nghiệm người dùng.
• Bảo vệ an ninh mạng, ngăn chặn các hành vi gian lận hoặc tấn công hệ thống.

Dữ liệu tài khoản và hội thoại được lưu trữ trong suốt thời gian bạn duy trì gói dịch vụ hoạt động trên Chat Pencil.

Trường hợp tài khoản ngừng sử dụng hoặc hết hạn gói cước, dữ liệu sẽ được lưu trữ an toàn trong vòng 30 ngày để tạo điều kiện gia hạn, sau đó sẽ được lưu trữ dự phòng hoặc xóa theo yêu cầu của bạn.

Các nhật ký kỹ thuật hệ thống (logs) được lưu trữ tối đa 90 ngày nhằm phục vụ việc kiểm tra bảo mật và đối soát.

Chat Pencil triển khai mô hình bảo mật nhiều lớp để bảo vệ dữ liệu khách hàng:

• Mã hóa đường truyền (Data in Transit): Toàn bộ kết nối giữa máy khách và máy chủ được mã hóa qua giao thức SSL/TLS 256-bit chuẩn ngân hàng.
• Mã hóa lưu trữ (Data at Rest): Dữ liệu nhạy cảm và Access Token kết nối được mã hóa bằng thuật toán AES-256 an toàn.
• Kiểm soát truy cập: Phân quyền theo vai trò (RBAC), yêu cầu xác thực 2 lớp và lưu vết toàn bộ hoạt động đăng nhập.
• Sao lưu định kỳ: Dữ liệu được sao lưu hàng ngày trên cụm máy chủ đám mây độc lập nhằm phòng ngừa sự cố.

Bạn có đầy đủ các quyền: được biết, đồng ý, truy cập, chỉnh sửa, rút lại đồng ý, hạn chế xử lý, phản đối, yêu cầu xóa và xuất dữ liệu. Cách thực hiện: tự xem/chỉnh sửa thông tin tài khoản tại trang Cài đặt; gửi yêu cầu hạn chế/xóa/xuất tới contact@aipencil.ai (ghi rõ email tài khoản, nội dung yêu cầu). Chúng tôi xác minh danh tính và phản hồi trong 72 giờ làm việc, hoàn tất trong tối đa 07-15 ngày làm việc theo quy định.

• Quyền được biết và quyền đồng ý với các mục đích xử lý dữ liệu.
• Quyền truy cập, chỉnh sửa hoặc yêu cầu cập nhật thông tin cá nhân trên trang Cài đặt tài khoản.
• Quyền rút lại sự đồng ý hoặc yêu cầu hạn chế xử lý dữ liệu.
• Quyền yêu cầu xuất toàn bộ dữ liệu khách hàng dưới dạng file Excel/JSON.
• Quyền yêu cầu xóa bỏ hoàn toàn dữ liệu cá nhân khỏi hệ thống.

Tuân thủ chính sách nền tảng của Facebook Meta và quy định về quyền riêng tư, người dùng có thể yêu cầu xóa dữ liệu theo 2 cách đơn giản sau:

Cách 1 (Tự gỡ trên Facebook): Truy cập Cài đặt & Quyền riêng tư trên Facebook -> Cài đặt -> Ứng dụng và Trang web (Apps and Websites) -> Tìm 'Chat Pencil' và chọn Gỡ (Remove). Nếu muốn xóa dữ liệu đã đồng bộ, nhấn chọn tùy chọn 'Yêu cầu Chat Pencil xóa dữ liệu của bạn'.

Cách 2 (Gửi yêu cầu trực tiếp): Gửi email tới contact@aipencil.ai với tiêu đề '[Yêu cầu xóa dữ liệu] - Email tài khoản / Tên Fanpage'. Đội ngũ kỹ thuật của Chat Pencil sẽ xác thực và tiến hành xóa hoàn toàn dữ liệu trong vòng tối đa 72 giờ làm việc, đồng thời gửi thông báo xác nhận kèm mã theo dõi (Confirmation Code).

Website chat.aipencil.ai sử dụng Cookie cần thiết để duy trì phiên đăng nhập bảo mật, ghi nhớ tùy chọn giao diện và đo lường lưu lượng truy cập ẩn danh.

Bạn có thể tùy chỉnh hoặc tắt Cookie trong phần cài đặt của trình duyệt web, tuy nhiên một số tính năng đăng nhập có thể hoạt động không chính xác nếu Cookie bị vô hiệu hóa hoàn toàn.

Mọi thắc mắc, khiếu nại hoặc yêu cầu liên quan đến bảo mật dữ liệu cá nhân, quý khách vui lòng liên hệ Bộ phận An toàn Thông tin & Bảo vệ Dữ liệu:

Đơn vị: CÔNG TY TNHH ONE LAB | MST: 0111376625

Email phụ trách: contact@aipencil.ai | Hotline hỗ trợ: 0904.536.800 | Điện thoại doanh nghiệp: 0899.661.010

Địa chỉ trụ sở: Tầng 4, số 171 Hoàng Cầu, Phường Đống Đa, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.