Tại sao lưu thông tin khách hàng vào sổ tay hay file Excel rời rạc khiến bạn mất đi 40% doanh thu bán lại?
Đa số các phần mềm quản lý thông thường chỉ cho bạn lưu vài thông tin cơ bản: Tên, Số điện thoại và Địa chỉ. Nhưng trong thực tế bán hàng, mỗi ngành nghề lại có những thông tin quan trọng quyết định việc khách có mua lại hay không:
- Shop thời trang: Cần nhớ chiều cao, cân nặng, size váy hay mặc, màu sắc ưa chuộng để khi có hàng mới về là nhắn đúng mẫu khách thích.
- Spa & Mỹ phẩm: Cần nhớ loại da (da dầu, da nhạy cảm), các liệu trình từng làm, tình trạng dị ứng mỹ phẩm.
- Bất động sản & Nội thất: Cần nhớ tầm tiền tài chính, khu vực muốn mua, hướng nhà phong thủy, thời gian dự kiến nhận nhà.
- Khóa học & Đào tạo: Cần nhớ trình độ hiện tại, mục tiêu điểm số và các buổi rảnh trong tuần.
Nếu không có chỗ lưu rõ ràng, nhân viên phải ghi vào sổ tay hoặc tự nhớ trong đầu. Khi nhân viên nghỉ việc, toàn bộ hiểu biết về khách quen cũng mất theo. Tính năng Sổ tay khách hàng thông minh của Chat Pencil cho phép bạn tự tạo các ô thông tin riêng theo đúng ngành hàng, hiển thị ngay cạnh khung chat để ai vào tiếp cũng biết khách thích gì.
3 lợi ích giúp tăng vọt doanh thu từ tệp khách quen cũ
1. Tự do tạo thêm thông tin riêng không giới hạn theo đúng ngành hàng
Bạn muốn lưu thông tin gì cũng được: từ cỡ giày, loại da, ngày sinh nhật của con, cho đến mức chi tiêu tối đa. Chỉ cần tạo một lần, các ô thông tin này sẽ xuất hiện ngay trên hồ sơ của từng khách hàng.
2. Chatbot tự nghe câu chuyện và tự điền thông tin vào hồ sơ
Điểm tuyệt vời là nhân viên không cần phải mất công gõ tay từng chữ. Khi khách nhắn: 'Chị nặng 52kg cao 1m58 em xem mặc size gì vừa', AI của Chat Pencil tự động nhận diện và điền luôn số 52kg vào ô Cân nặng và 1m58 vào ô Chiều cao trong hồ sơ của khách.
3. Bộ lọc 1 chạm: Lọc danh sách khách chuẩn xác để gửi tin nhắn ưu đãi
Khi có chương trình khuyến mãi hoặc hàng mới về, bạn chỉ cần bấm lọc: Lọc toàn bộ khách hàng mặc size M đã từng mua trên 1 triệu đồng. Hệ thống sẽ lọc ra danh sách chính xác chỉ trong 1 giây để bạn gửi tin nhắn thông báo, tỷ lệ khách mở mua lại sẽ cao gấp 3 lần so với việc gửi tin nhắn đại trà.
Bảng so sánh: Ghi chép sổ tay/Excel vs Hồ sơ khách hàng thông minh Chat Pencil
| Khả năng quản lý | Ghi sổ tay / File Excel rời | Dùng Chat Pencil |
|---|---|---|
| Thêm thông tin riêng cho ngành của mình | File Excel dài ngoằng, rất khó theo dõi | Tự tạo các ô thông tin đẹp mắt, tiện lợi |
| Xem thông tin trong lúc đang chat | Phải mở file Excel khác tìm kiếm rất lâu | Hồ sơ khách hiện ngay bên phải màn hình chat |
| Tự động lưu thông tin từ lời nói của khách | Không có, nhân viên phải tự ghi lại | AI tự động đọc tin nhắn và điền vào hồ sơ |
| Khi nhân viên nghỉ việc | Mất dữ liệu khách quen, phải chăm sóc lại từ đầu | Dữ liệu nằm trọn vẹn trên hệ thống của công ty |
| Lọc khách để gửi tin khuyến mãi | Lọc tay rất mệt và dễ sót khách | Bấm lọc đa điều kiện ra ngay danh sách trong 1 giây |
3 bước tự tạo thêm thông tin khách hàng trên Chat Pencil cực dễ
- Vào mục Quản lý Khách hàng trên thanh menu > chọn Cài đặt thông tin khách.
- Bấm Thêm ô thông tin: Nhập tên thông tin cần lưu (ví dụ: Size áo, Loại da, Mức tài chính) và chọn kiểu dữ liệu (chữ, số, ngày tháng hoặc danh sách lựa chọn).
- Bấm Lưu lại — Khi mở bất kỳ cuộc trò chuyện nào, thanh thông tin bên phải sẽ hiển thị ngay ô mới này để bạn và nhân viên ghi nhận.
Câu hỏi thường gặp của chủ shop (FAQ)
Tôi có thể xuất danh sách khách hàng sau khi lọc ra file Excel không?
Hoàn toàn được. Sau khi dùng bộ lọc để tìm đúng tệp khách hàng mong muốn, bạn chỉ cần bấm nút Xuất Excel để tải file về máy, tiện cho việc giao danh sách cho đội gọi điện hoặc nạp vào trình quản lý quảng cáo.
Nhân viên có tự ý sửa lung tung thông tin của khách được không?
Chủ shop có quyền phân quyền chi tiết: nhân viên nào chỉ được xem thông tin, nhân viên nào được phép chỉnh sửa, đảm bảo dữ liệu khách hàng luôn chuẩn xác và không bị sửa bậy.
